Faciliter le télétravail avec Microsoft Teams

Avec la pandémie de Covid-19 le télétravail est devenu incontournable. Pour beaucoup de PME la mise en place de l’organisation nécessaire n’est pas toujours évidente. En effet, il ne suffit pas d’un ordinateur portable et d’une connexion internet pour régler la question. Il est absolument indispensable de disposer d’outils collaboratifs permettant de travailler efficacement à distance.

Teams ou le télétravail clé en main

Aujourd’hui Microsoft Teams est le produit phare de la solution Microsoft Office 365. C’est un avantage certain par rapport à ses concurrents. En effet, la plupart des utilisateurs connaissent déjà la suite bureautique de Microsoft. Parfaitement intégré dans cet écosystème, Teams regroupe dans un espace centralisé l’ensemble des fonctionnalités indispensables au télétravail : visioconférence, messagerie instantanée, espace de stockage partagé, bloc-notes partagé, agenda, gestion des tâches … La communication et la collaboration sont les clés de la réussite du télétravail et Teams, grâce à ses fonctionnalités, vous permet de d’échanger et de partager selon vos besoins.

Par exemple, l’onglet Conversations vous donne accès à la messagerie instantanée pour discuter avec la personne de votre choix au sein de l’organisation. Un simple clic depuis cette interface vous permet de lancer une visioconférence ou une audioconférence avec votre interlocuteur. Et au cours de la conversation vous pourrez également inviter d’autres collaborateurs ou partager votre écran pour afficher un document.

Travaillez en équipe avec Teams

En plus de la messagerie instantanée et de la visioconférence, Teams propose un mode de travail collaboratif, appelé équipe Teams. Elle regroupe des personnes autour d’un projet ou d’une tâche spécifique au sein de votre organisation. Vous y trouverez des outils et l’ensemble des contenus nécessaires pour mener à bien vos projets. Vous échangez avec les membres de l’équipe comme vous le feriez dans le fil d’un réseau social. Vous pouvez également démarrer immédiatement une réunion en visioconférence avec votre équipe ou bien la programmer ultérieurement avec l’assistant de planification.

Un espace de stockage dédié, de 1To par utilisateur, vous permet d’enregistrer et de partager des documents. Cet espace sécurisé est disponible pour tous les membres de votre équipe, en interne ou en externe. Vous pouvez éditer en simultané vos documents Word ou Excel et voir en temps réel les modifications réalisées par chacun. Plus besoin de s’échanger des fichiers par e-mail, et éviter le risque de travailler simultanément sur plusieurs versions de fichiers.

Planifier des réunions productives avec Teams

Teams vous autorise aussi à planifier des réunions directement dans l’agenda Teams ou à partir d’Outlook. L’agenda Teams est compatible avec celui d’Outlook. Tous les événements sont automatiquement synchronisés et ainsi visibles simultanément dans Teams et Outlook. Enfin, vous pouvez inviter des participants externes à votre entreprise en utilisant simplement leur e-mail. Il leur suffira ensuite de cliquer sur le lien reçu par e-mail pour rejoindre la réunion via leur navigateur web.

Lors des réunions vous pouvez choisir entre différents modes de présentation des participants. Suivant votre besoin vous pourrez utiliser l’affichage en mosaïque ou bien le remplacer par un décor unique tel qu’une salle de conférence ou un café. D’autres options sont disponibles afin d’optimiser l’affichage des éléments (placement du présentateur, des participants, du support de présentation).

Pendant la réunion, vous pouvez également partager votre écran pour diffuser une présentation PowerPoint, faire la démo d’une application ou utiliser un tableau blanc. D’autres fonctions sont aussi à la disposition des participants comme la prise de notes ou la possibilité d’interagir via la messagerie instantanée. Enfin, vous pouvez enregistrer la réunion pour que les collaborateurs absents puissent la visionner ultérieurement.

Une richesse de fonctionnalités inégalée

En plus des fonctionnalités décrites précédemment, Microsoft Teams dispose d’un catalogue d’applications venant encore enrichir ses possibilités. Il propose notamment un système de téléphonie permettant à vos collaborateurs de joindre des correspondants utilisant un téléphone fixe ou mobile. Pour toutes ces raisons, Microsoft Teams est aujourd’hui le leader incontesté pour le travail collaboratif et à distance.

Accompagner le changement

Adopter l’application Microsoft Teams représente un changement majeur pour votre organisation et vos collaborateurs, il est important de pouvoir faire appel à un partenaire capable de vous accompagner dans ce changement. Grâce à son expérience Naria Conseil est en mesure de vous aider à mettre en œuvre Teams et ainsi faciliter le télétravail au quotidien pour tous. Pour cela nous avons conçu des ateliers pratiques afin de définir vos cas d’usages et réaliser un paramétrage personnalisé de Teams. Et parce que le déploiement technique d’une solution n’est jamais suffisant, nous proposons aussi des sessions de formation sur mesure pour accompagner vos collaborateurs dans cette nouvelle façon de travailler.